O aforismo “tempo é dinheiro” é particularmente verdadeiro para as sociedades de advogados. De facto, a produtividade é crítica para o sucesso de um advogado. No entanto, surpreendentemente, um escritório de advogados de média dimensão pode perder cerca de 3 milhões de euros de receitas todos os anos devido à falta de produtividade.

Numa análise recente do relatório Thomson Reuters’ State of the Legal Market report, uma importante sociedade de advogados afirmou que uma barreira para alcançar a produtividade são os processos manuais que consomem muito tempo. De acordo com outro relatório, mais de 48% do tempo de um advogado é gasto em educação contínua, gestão do escritório, tarefas de faturação, configuração de tecnologia e cobrança de faturas, com apenas um terço do seu tempo aplicado em  atrair clientes para o escritório. Então, como podem as sociedades de advogados aumentar a produtividade num momento em que as práticas de trabalho de muitos mudaram consideravelmente nos últimos 12 meses?

Tempo desperdiçado em tarefas mundanas

A maioria de nós tem tarefas repetitivas que precisam de ser realizadas, no entanto não é comum que essas tarefas acabem por consumir quase metade do nosso tempo. E por mais importantes que essas tarefas administrativas possam ser na perspetiva da manutenção da atividade do escritório, muitas delas podem ser automatizadas.

Com as pressões decorrentes da COVID-19, garantir que a produtividade (e receita) não é desperdiçada é mais importante do que nunca. Isso é particularmente vital, pois a aplicação de honorários fixos está a tornar-se mais comum. Com a pressão para fazer “mais com menos” devido à ampla desaceleração económica, os clientes estão a escrutinar os seus custos e a exigir maior previsibilidade quando se trata de honorários. Assim, as sociedades de advogados não podem perder tempo com tarefas rotineiras, como digitalizar, anexar e pesquisar documentos. À medida que avançamos para 2021, os advogados devem garantir que são tão eficientes e produtivos quanto possível.

Evitando o risco de burnout

Não são apenas os lucros que podem ser prejudicados pela falta de produtividade. Se os advogados estão a gastar muito tempo em tarefas que poderiam ser facilmente automatizadas, eles correm o risco de burnout e de se desmotivarem. Como um sector já ameaçado pelo burnout, isso é algo que precisa de ser resolvido. Os advogados desejam um ambiente que lhes permita utilizar as competências e os conhecimentos que passaram anos a desenvolver, durante a sua formação jurídica.

Encontrar as ferramentas certas para aumentar a produtividade

As ferramentas digitais podem desempenhar um papel fundamental na melhoria dos processos de negócio e ajudar a diminuir a carga de trabalho manual. Em última análise, dando aos advogados mais tempo para se concentrarem e utilizarem as suas competências, conhecimento e experiência para fornecer conselhos estratégicos e valiosos aos clientes.

Então, como pode escolher as ferramentas certas para ajudar a cumprir a promessa da produtividade? Antes de adotar um novo software, há três considerações críticas a serem lembradas: acesso em qualquer lugar, integrações de software e fluxos de trabalho jurídico.

  1. Acesso em qualquer lugar – Com a mudança para o trabalho híbrido, a necessidade de acesso em qualquer lugar nunca foi sentida de forma tão intensa. As plataformas baseadas na Cloud podem fornecer o acesso em qualquer lugar de que os advogados precisam, enquanto mantêm uma postura de segurança robusta para proteger a informação.
  1. Integrações de software – Para diminuir a quantidade de tempo que os advogados gastam a configurar várias tecnologias, as sociedades precisam de garantir que o software selecionado se integra com o que já possuem, ajudando a melhorar a produtividade. Isso é mais facilmente alcançado selecionando um “centro de gravidade”, como um sistema de gestão documental que suporte integrações com uma ampla variedade de aplicações jurídicas em adição a software comum, como o Microsoft Office.
  2. Fluxos de trabalho jurídico – O trabalho jurídico requer um fluxo de trabalho específico e atenção especializada aos detalhes e à organização. É por isso que é fundamental que sempre que uma nova peça de tecnologia for selecionada para o escritório, se tenha como consideração central se o software foi construído para apoiar o trabalho jurídico e irá suavizar, em vez de interromper, os fluxos atuais dos advogados.

Completar o quebra-cabeças da produtividade

Ao selecionarem cuidadosamente a tecnologia certa com foco no acesso, integrações e fluxo de trabalho, as sociedades de advogados serão capazes de automatizar tarefas tediosas. Isso será fundamental para aumentar a produtividade geral, ajudando as sociedades a prosperar numa era de mudanças rápidas. Não apenas melhorando a eficiência, reduzindo o desgaste e aumentando a rentabilidade, mas também construindo melhores relações com os clientes. Como os clientes esperam um serviço de nível excecional com honorários competitivos, eles também se estão a aperceber das ferramentas que são usadas para ajudar a consegui-lo. Isso torna ainda mais imperativo que os escritórios estejam equipados com tecnologia que demonstre que podem oferecer o melhor nível de serviço aos empregados e aos clientes.

 

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